Revised Numbered Chart of Accounts of Holy Gardens Group

PAGSASANAY SA TAGUMPAY

December 8, 2017

Today is Immaculate Conception Day of Virgin Mary.  Fiesta is celebrated in many parts of the country:   Oton, Pasig, Antipolo.

Today we publish the new, revised, numbered chart of accounts of Holy Gardens Group.   The numbering would make it easier for internal communications and collating, filtering of accounts when in excel file, and thus makes accounting work easier.  It is faster when we convert to CAS (Computerized Accounting System)

Read and start implementing this:

Rizal Philippines
December 4, 2017

It is hereby proposed that we rationalize our Chart of Accounts, we number the same so that the accounts are filterable, searchable at Excel.   It is preferred that we ape the large corp chart of accounts. viz:

Current Assets (account numbers 10000 - 16999)

10100 Cash - Regular Checking
10200 Cash - Payroll Checking
10600 Petty Cash Fund
12100 Accounts Receivable
12500 Allowance for Doubtful Accounts
13100 Inventory
14100 Supplies
15300 Prepaid Insurance

Property, Plant, and Equipment (account numbers 17000 - 18999)

17000 Land
17100 Buildings
17300 Equipment
17800 Vehicles
18100 Accumulated Depreciation - Buildings
18300 Accumulated Depreciation - Equipment
18800 Accumulated Depreciation - Vehicles

Current Liabilities (account numbers 20030 - 24999)

20130 Notes Payable - Credit Line #1
20230 Notes Payable - Credit Line #2
21000 Accounts Payable
22100 Wages Payable
23100 Interest Payable
24500 Unearned Revenues

Long-term Liabilities (account numbers 25000 - 26999)

25100 Mortgage Loan Payable
25600 Bonds Payable
25650 Discount on Bonds Payable

Stockholders' Equity (account numbers 27000 - 29999)

27100 Common Stock, No Par
27500 Retained Earnings
29500 Treasury Stock

Operating Revenues (account numbers 30000 - 39999)

31010 Sales - Division #1, Product Line 010
31022 Sales - Division #1, Product Line 022
32018 Sales - Division #2, Product Line 015
33110 Sales - Division #3, Product Line 110

Cost of Goods Sold (account numbers 40000 - 49999)

41010 COGS - Division #1, Product Line 010
41022 COGS - Division #1, Product Line 022
42018 COGS - Division #2, Product Line 015
43110 COGS - Division #3, Product Line 110

Marketing Expenses (account numbers 50000 - 50999)

50100 Marketing Dept. Salaries
50150 Marketing Dept. Payroll Taxes
50200 Marketing Dept. Supplies
50600 Marketing Dept. Telephone

Payroll Dept. Expenses (account numbers 59000 - 59999)

59100 Payroll Dept. Salaries
59150 Payroll Dept. Payroll Taxes
59200 Payroll Dept. Supplies
59600 Payroll Dept. Telephone

Other (account numbers 90000 - 99999)

91800 Gain on Sale of Assets
96100 Loss on Sale of Assets

1. Prefix for business groupings.

    01   Holy Gardens Group:

           011      La Union

           012      Pangasinan

           013     Calamba

           014      Calapan

            015      Oton

            016      HAMP

            017    Malasiqui

    02    Bereavement Providers Inc

    03   Majorem Lending Investors Inc

    04   Destiny Financial Plans Inc

    05   Chapel Memorial Care Crematorium  and Services

    06   Columbary

2.  Chart of Accounts and Number

      Current Assets (account numbers 1000 - 1699)

      

       Account Number                       Description                                    Type

         1. Prefix for business groupings.

    01   Holy Gardens Group:

           011      La Union

           012      Pangasinan

           013     Calamba

           014      Calapan

            015      Oton

            016      HAMP

            017    Malasiqui

    02    Bereavement Providers Inc

    03   Majorem Lending Investors Inc

    04   Destiny Financial Plans Inc

    05   Chapel Memorial Care Crematorium  and Services

    06   Columbary

2.  Chart of Accounts and Number

      Current Assets (account numbers 1000 - 1699)

      

       Account Number                       Description                                    Type

         1000                                    Cash                                               Asset

         1010                                    Checking  Account                          Asset

         1011                                    Savings Account

         1012                                    Time Deposits

         1060                                    Petty Cash Fund                             Asset

                         

         1061                                    IF revolving Fund                            Asset

         1200                                    Accounts Receivable                       Asset 
         12001                                  Advances to Employees
         12002                                  Advances to Officers
         12003                                  Advances to Affiliates
         12004                                   Shortages

         1210                                   Installment Contract                          Asset

                                                      Receivable 

         1250                                   Allowance for                                  

                                                    Doubtful Account

        1310                                    Real Estate Held for Sale                  Asset

                                                    (Inventory)

        1410                                    Materials Inventory                           Asset

        1420                                    Office Supplies                                 Asset

        1530                                    Prepaid Insurance                            Asset

        

Property, Plant, and Equipment (account numbers 1700 - 1899)

        1700                                 Land                                                   Asset

        1710                                 Buildings                                             Asset

        

        1720                                  Leasehold Improvement                     Asset

   
         1730                                  Office     Equipment                          Asset

   
         1731                                  Interment  Equipment                        Asset

   
         1732                                  Office Furniture                                Asset

        1780                                   Vehicles                                           Asset

        1810                                    Accumulated Depreciation - Buildings

        1811                                    Accumulated Depreciation    - Leasehold

        1830                                    Accumulated Depreciation - Equipment

        1880                                    Accumulated Depreciation - Vehicles

        1900                                  Investment in Affiliates
                        19001                  Investment in Other Companies

                              

Current Liabilities (account numbers 2003 - 2499)

       2013                Notes Payable - Credit Line #1                       Liability

       2023                Notes Payable - Credit Line #2                       Liability

       2100                Accounts Payable  (Trade)                              Liability
   
      2110                 Salaries payable

      2111                Contributions and Remittances Payable    Liability

      21111               SSS Payable                                                Liability

      21112               HDMF Payable                                            Liability

      21113               Philhealth Payable                                       Liability

      
      21114               Withholding Taxes Payable - Employees  Liability

      21115               Withholding Taxes Payable - Others          Liability

      2250                 Taxes Payable                                                   Liability
                   22501                 VAT payable

                   22502                  Income Tax Payable

                   22503                  Penalties Payable

                   22504                   Mayors permit  (Business
                                                Tax Payable)
                   22505                   RET Payable

                   22506                   Doc Sci Stamps Payable

      2275                                 Retirement Fund Payable                Liability
                   

       2310               Accrued Interest Payable                                 Liability

        2400             Unexpended Development Cost                        Liability         

        2450             Unearned Revenues                                          Liability

                             Deferred Income      

        2500             Funds Payable                                                  Liability

                  2501            ME                                                          Liability

                  2502            Insurance                                                 Liability

                  2503            Collection  Fee                                         Liability

                  2504            Memorial Care Fund                                Liability

                  2505            VAT Payable                                           Liability     

                  2506            Buyers deposit/reservation                        Liability

                  2507            Construction Bond                                   Liability
                  2508            Processing Fee Payable                           Liability
                  2509            Transfer  Fee Payable                              Liability
                  2510            Loan Collection for  Majorem                  Liability
                  2511            PIS PMS Payable to Majorem                 Liability  
                  2512            JV sharing                                                Liability

Long-term Liabilities (account numbers 2500 - 2699)

       2520            Mortgage Loan Payable                                     Liability

       2560            Bonds Payable                                                   Liability

       2565           Discount on Bonds Payable

Stockholders' Equity (account numbers 2700 - 2999)

        2710          Common Stock, No Par                                       Equity

        2750          Retained Earnings                                                 Equity

        2950          Treasury Stock                                                      Equity

Operating Revenues  account numbers 3000 - 3999)

         3101          Cash Sales Plots                                                 Income

         3102          Installment  Sales  RGP                                       Income

         3220          Interment Service  GP                                         Income

         3250          Bone Transfer                                                    Income

         3275          Exhumation and Pull out                                    Income

         3300          Interest                                                               Income

         3350          Penalties                                                            Income

        

Cost of Goods Sold (account numbers 4000 - 4999)

       4101          COGS -          Plot Sales                                       Cost    
       

       4201         COGS -            Interment                                       Cost

       4250         COGS             Bone Transfer                                 Cost

       4275         COGS            Exhumation and Pull out                   Cost

Marketing Expenses (account numbers 5000 - 5199)

        5010         Marketing Staff . Salaries                                      Expenses

        5015        Marketing Staff. Payroll Taxes                               Expenses
                        (SSS, HDMF, Philhealth, Employers
                        Contribution)

        5016         Retirement Fund Contribution                               Expenses

        5020         Marketing Staff. Supplies                                      Expenses

       5060          Marketing Staff. Telephone                                   Expenses

       5070          Com                                                                     Expenses

       5080         Transportation Allowance                                      Expenses

       5090         Promo Items                                                          Expenses

      5100          Sales Meetings                                                       Expenses

      5110          Prizes Awards                                                        Expenses

      5120          Discounts                                                               Expenses

      5130         Gifts, food,                                                             Expenses

      5140          Other Customer Service Expenses                         Expenses

      5150          Ads, events                                                           Expenses

Park Operations and Maintenance  (5200 -  5299)

    5210          Salaries  GT                                                           Expenses

    5211          Allowances GT

    5212          Wages   GC                                                           Expenses

    5215          Employees Taxes (Employers
                      Contribution SSS, Philhealth,HDMF                       Expenses

    5216          Retirement Fund Contribution                                 Expenses

    5220           Gasoline and lubrication                                         Expenses

    5230           Repairs and maintenance                                       Expense

     5240           Planting materials, pesticide, fertilizer                     Expense

     5250           Other supplies                                                      Expense

     5280            Security                                                               Expense

     5290            Irrigation Expense                                                Expense
                         (Electricity and Water)  

  

                                                    

Gen Admin            (account numbers 5900 - 5999)

    5910           Staff Salaries                                                          Expenses

    5911           Allowances                                                             Expenses
   
    5912           Bonus and Incentives                                             Expenses

    5920           Wages (Contractuals)                                            Expenses

    5915           Staff . Payroll Taxes                                               Expenses

                      (SSS Philhealth, HDMF Employers
                       Contribution)

   5916           Retirement Fund Contribution                                Expenses

   5930           Supplies                                                                 Expenses

   5940            Rental                                                                   Expenses 

   5950            Payroll Dept. Telephone                                        Expenses

                       Internet

   5960            Repairs and Maintenance                                      Expenses

   5970            Gasoline and transportation                                   Expense

   5990              Local Taxes and Permits                                      Expenses

   5995             Depreciation                                                        Expenses

   5996            Miscellaneous Expenses                                      Expenses

   5997             Recruitment Fee                                                 Expenses

   5998             Management Fee                                                Expenses

   5999             Professional Fee                                                  Expenses

   

   

  

Other (account numbers 9000 - 9999)

   9180                 Gain on Sale of Assets                          Non recurring income

   9610                  Loss on Sale of Assets                         (Non recurring income)

Significant accounting policies/footnote;

   1. Inventory system  -  We use perpetual inventory system.  Since we have fixed our COGS we do not need to review and upgrade our COGS.   We do RGP computation on each and every plot sold using excel to do so after sharing

  2. Our inventory cost include  the following:

      1. Cost of land
      2. Real Estate tax
      3. Transaction Tax, CGT if we pay the same as stipulated in the contract to sell
      4.  Fees and Permits from LGU (including representation)
      5.  Fees and Permits from National Govt Agencies
      6.  Professional and design fees
      7.  Consultant fees
      8.  Development costs:
           Direct Materials
           Direct Labor
           Straight contract

2 . The COGS is arrived at by making debits to Real Estate Held for Sale (Inventory) and credit to unexpended  development cost.  Total cost (land and development cost +  approval fees, license to 

sell/salable area.

      Thus all purchases of materials labor and contract are recorded as:

      Unexpended Development Cost           xxxx

                    CIB                                                         xxxx

3.   COGS is arrived at by dividing the total of  2.1 to 2.8 by net saleable area. which in most cases shall not be more than 70% of gross as prescribed by PD 957. We arrived at the following considering that many of our backfilling jobs are at 3 meters.   (due to wrong computations by technical people

          Current COGS is P3,500/sm

          Lawn     - P8,750

          Niche        35,000

          GE          105,000

2.  The revenues:

    1. Installment sales is net of COGS after JV sharing for cash,
        for installment, this the net sharing total - COGS is divided by 60 to arrive at RGP

    2. Interment fee is declared as GP net of COGS

    3.   There are lots on promo that are zero dp zero interest.   However, if the PPA is in arrears, 1% interest

       on the principal is charged +  4% penalty  compounded

   4.  Account in arrears -  Accounts can only be in arrears for 90 days, after which the account is forfeited in accordance with RA 6552

   5.   Income on installment sales is declared as net of COGS

    6.  Income on interment is declared as Gross Profit after COGS;  each individual interment  IS is done 

     and netted out.  The target is 40% GP, the expenses are budgetted and  account numbers are as follows

    

COMPUTATION FOR GP AND COST OF GOODS SOLD

            A.   Plots

                 3101                       Cash Sales
                 
                 3102                       Installment Sales        

                 4101                       COGS                            

              

                 41011                     Cost of Land                  

                 41012                     Real Estate Tax

                 41013                     Transaction tax:   transfer fee, registration, CGT, Attys Fee

                                                Commission if we agree to such

                 41014                    Fees and Permits from LGU (including representation)

              

                 41015                    Fees and  Permits from National Govt (ECC, LTS, NWRB)

                 41016                    Professional and design fees

                41017                    Consultant Fees

                41018                    Dev Cost      Straight Contract

                41019                    Direct Materials

               41020                     Direct Labor

               41021                     Heavy Equipment cost

               41022                     Security and Caretaker fees  

              These are totaled and debited to Real Estate Held for Sale and Credited to UDC

      

             B                  3220                   Interment Service Revenue

                                   4220                   COGS

                                  4201                    Funeral pack

                                  4202                    Marker sanding and engraving

                                  4203                    Solid Refreshment

                                  4204                     Liquid refreshment

                                  4205                     Flowers

                                  4206                     Balloons

                                  4207                     Tarp   Memorial Notice
                                                               Tarp   Appreciation
                             
                                  4208                     Videoke

                                  4209                     Gas convoy    

                                  4210                     Gas excavation

                                  4211                     Tribute

       Non Cash COGS

                                 4215                    Cost of Vault

                                 4216                    Cost of Marker

                                 4217                     Depreciation interment equipment

                                 4218                     Depreciation AV equipment

                                 4219                     Depreciation Vehicles

                                 4220                     Mass Cards

                                 4221                     Motif

                                 4222                     Laundry

                                 4223                     Ink

                                 4224                     Paper

                                 4225                    Tokens, souvenirs

                                 4226                    Grass

         B.                   3250            Bone  transfer   revenue                           

                               4250             COGS   Bone  Transfer  

                               4251             Excavation

                               4252             Gas for excavation

                           

      Non Cash

                           4253                       Bone Bag

                           4254                       Depreciation

    C.                   3275                       Exhumation and pull out COGS

    Cash

                           3276                   Labor

                           3277                   Permits

                           3278                   Chemicals,  disinfectant, gloves

                           3280                    Non  Cash

                          3281                      Depreciation of equipment  

5.   Installment Sales Accounting;

     The company employs installment sales accounting.   The Realized Gross Profit is recognized upon receipt of down payment and monthly amortization

    BIR says that when total dp of 25% is made during the year, the installment is considered cash which is unfair considering that you have not received the payment.  And we pay the full taxes

     Thus:

6.  Computation for VAT payable and input tax

     An input tax is an asset, part of the purchase of materials or FFE from a VAT registered entity that can be deducted from VAT output tax.

    Thus when you purchase an inventory:

     Materials                   xxx

     Input tax                    xxx

                               CIB                        xxx

   Computation:       From Business Tips ph

Sample Computation of VAT Payable:

Let’s assume that,
Total Vatable Sales (VAT exclusive) = P100,000
Total purchases with VAT receipts (VAT exclusive) = P70,000

P100,000 x 12% or P12,000
– P70,000 x 12% or P8,400
VAT Payable = P3,600

2. Computing Net VAT Payable on VAT “inclusive” Sales/Receipts

Total Output Tax Due or Total Vatable Sales / 1.12 x 12%
Less: Total Allowable Input Tax or Total Vatable Purchases / 1.12 x 12%
Equals: VAT Payable

Sample Computation of VAT Payable:

Example based on the above assumption:
Total Vatable Sales (VAT inclusive) = P112,000
Total purchases with VAT receipts (VAT inclusive) = P78,400

P112,000 /1.12 x 12% or P12,000       Output tax        
– P78,400 /1.12 x 12% or P8,400        Input tax
VAT Payable = P3,600                               

Or an alternative computation:

P112,000 /9.333 or P12,000
– P78,400 /9.333 or P8,400
VAT Payable = P3,600

Output tax means the VAT due on the sale, lease or exchange of taxable goods or properties or services by any person registered or required to register under Section 236 of the Tax Code.

Input tax means the VAT due on or paid by a VAT-registered on importation of goods or local purchase of goods, properties or services, including lease or use of property in the course of his trade or business. It shall also include the transitional input tax determined in accordance with Section 111 of the Tax Code, presumptive input tax and deferred input tax from previous period.

Total Vatable Purchases are your total purchases from VAT registered suppliers. This should be supported with VAT receipts.