CMS (Chapel Memorial Service) PROCESS FLOW

Draft of Process Flow for  Chapel Memorial Service

This will serve as when printed in a grid, funeral service checklist (like interment service checklist

"Be process oriented"

"Surprise and delight"  (MESEL)

Objectives:

1.  To delight and surprise the family of the deceased

2.  To make our service competitive to be above others

3.  To increase our patronage and sales

Based on reserarch at competitior chapel

The processes are classified into 6:

1.  Receiving Call

2.   Pull out

3.  Contracting

4.  Embalming

5.  Viewing

6.  Interment

7.  Post interment

                             Steps                Material                           Who                Timeline                                  Standards

1.  Receiving Call.    The company solicits and recruits contact persons who will inform the office of the dead.  They include barangay officials, policemen, local registrars, NBI, medico legal etc.  Only accredited callers get com;  the others get referral fee

                                1.  Answer phone        logbook                       CSS                   3 to 5 minutes                   1.  Answer phone on the third ring (promptly)

                                2.  Gather all data                                                                                                               2.  Deceased name, contact person, location

                                                                                                                                                                           3.  Purchase data if pre need

                                                                                                                                                                          

                                3,  Payment of com                                                                                                            10% for the accredited agent, 5% for accredited

                                                                                                                                                                            caller, to be paid after interment

2.  Pick up              1.  CSS issues trip ticket                              CSS                                                               1.  Driver and attendant must  be in uniform and w

                                    to driver and attendant; approved                                                                                      wear shoes, with ID;

                                    by CMO noting information taken from caller                                                                2.  No, bo, shaved and professionally looking

                                                                                                                                                                          3.  Trip ticket must contain    time out, km reading,

                                                                                                                                                                               ending

    1.  House           1.  The staff knocks at the house and            t  L300 and stretcher                                   1.  No honking of horns

                                    courteously at all times                                                                                                 2,  Greet everyone with sir and madam, condole

                                                                                                                                                                         3.  Wipe shoes when entering the house

                                                                 body bag  gloves                                                                             4.  Wear gloves when handling the body

                                                                                                                                                                         5. Use body bags to cover the body instead of                                                                                                                                                                                   blanket

   2.  Hospital        1     Proceed to the morgue; search for the caller                                                            1.  Wear gloves, masks and googles

                                                                                                                                                                        2.  Greet and thank every one, smile

   3 Crime scene/  1.    Proceed to the scene body scoop                                                                           1.  Wear gloves, masks and protective clothing

      Accident scene                                                                                                                                     

                                                               vest, EWD                                                                                     2.  Park at safe spot, turn on flasher

                                                                                                                                                                     3.  Install EWD so that incoming vehicles may see                                                                                                                                                                               you

                                                                                                                                                               4.  Wear helmet, and vests with fluorescent marking

       
                                                                                                                                                    Pick up fees:

                                                                                                                                                           1.  Free for first 25 km

                                                                                                                                                           2.  26 km to 50  P5,000

                                                                                                                                                           3   P10,00/km in excess of 50 km 

                                                                                                                                                                for L300, P25 for expi;  (subject to OSCA and PWD d

                                                                                                                                                                discount

C. Contracting and Documentation

                            1.   Sales contract for at need                        CSS                                                   1.  Get full details:   deceased info, authorize                                                                                                                                                                                          address including social media, cp #

                            2   Funeral service authorization for all                                                                     2.  Let family view the caskets and let them choose

                            3.  SOA                                                                                                                     3.  Show the chapel room and let family choose

                                                                                                                                                              4.  Get pre paid, memorial plan details

                                                                                                                                                              5.  Discounts for PWD, senior citizen

                                                                                                                                                              6.  Scan copy id or take pictures

D.  Embalming and preparing the body                                   embalmer attendant

                          1  Clean the body         sioao ad water                                                                    1.  Give him a good bath; remove debris, shampoo

                          2,  Cosmetics              comb cosmetic kit                                                                  1.  Stitch cover up cuts;   cover with cosmetics

                                                                                                                                                             2.  Comb the hair

                                                                                                                                                             3.  Give him/her good looks

                                                                                                                                                             4 Cut finger nails, clean or manicure

                         3.  Embalming                embalming needle and pump                                               1.  drain body fluids from neck and groin

                                                                                                                                                              2.  inject chlororm/level up tayo sa soft embalming

                         4.  Dressing up the dead    clothes shoes of the deceased                                         1.  Ask from the family the clothes, shoes of deceased

                                                                                                                                                              2.  Dress him her properly with underwear 

                                                                                                                                                              3.  No cutting of the clothes please

                                                                                                                                                             4,  With the help of another attendant, lay him/her on

                                                                                                                                                                  casket;  place shoes near the legs       

                                                                                                                                                           ; ;NECROPHILIA IS A CRIME.  Respect the dead!     

E.   Set up and viewing

                      1,Clean and shine all equipment                                                                             1.  5s (shine), no scratches, dirt or soil

                                 1,  Atrille

                                  2. Lights

                                   3.  Curtain (be sure they are laundered often)

                                    4,  For home viewing (load at L300 together with

                           tent, tables and chairs)       

                                    5.  Arrange carefully, the location and he lights                                                      1.      Beautify                                                                                                           

                                    6.  Plug sockets  

                                  7.  Install the visitors logbook and tarp announcing the death

                                 8.  Have the following ready and include in the set up

                                       1.  Artificial flowers referring to the package as say white rose

                                            carnation

                                       2.  Jars with tikiw or artifical decors

                                       3.  Flower pots

                      2.  Memorialization

                                 1.  Prepare memory board                                                                                     1.  Clear picture no truncation

                                 2.  Prepare the articles of the deceased and display     

                      3.  Flowers

                                1.  Purchase at least one spray for white rose with our name                                    1.  Flower is an important part of bereavement

                                      Corona for the next level;    flower arrangement from carnation

                                     daily, for chrysanthemum prepare a theme

                     4.  Music

                               1.  With the consent of the family have funeral or songs of their                                 1.  Have  library of music

                                    choice played softly

                    

                     5.  Amenities

                            Deliver and make available the following amenities

                         1.  Mineral water and dispenser

                        2.  Funeral pack:

                            1.  coffee 3 in 1 (50)

                            2.   candies

                            3.  cornic

                            4.  tissue paper

                   6.  Cleanliness

                         1.  Hire a manang or visit the home viewing once a day to clean                                                     5s

                        2.  Have a garbage bag or waste container as receptacle for waste

                        3.  Have CSS visit the chapel and home viewing daily and report

             7.  Obit

                  1.  Prepare with complete data                within 24 hours                                            1.  Date death of birth
                                                                                                                                                     2.   Complete name
                                                                                                                                                     3. Name of survivors
                                                                                                                                                     4.  Quotation

             8,   Tribute                                              presentation on last night                            1.  20 pages at least
                                                                                                                                               2.  labor, life, laughter legacy
                                                                                                                                                   music

            9.  E burol at chapel            install powerful wifi                                                       1.  Change password after service

           10   Tarp (3 x 5)                                   within 24 hours                                                Name, date of death birth
                                                                                                                                                Schedule of intement, place

F.  Interment

                                                                                                                                                           We receive payment 2 days before interment

                                                                                                                                                            We assist family obtain death certificate and burial permit

                      1.  I condition ang hearse at flower car one day before interment                                Clean and smart

                     2.  Clean and shine the vehicle                                                                                      Solemn

                    3.  Other prep

                        1. Install tarp announcement at the hearse (front or side)

                        2.   Have attendants ready (2 for firt 3 and 4 and 4 for next three

                              Contract them

                       3. Installation of convoy ribbon                                                                                     Bearing our name; always ready

               4.  At the church or chapel

                      1.  Unload and upon signal                                                                                         Not much noise

                     2.  March walk in unison                                                                                             Like military snappy and smart

                                                                                                                                                        Keep silent while waiting be alert

                   3.  Assist every friends families children                                                                    Appear sad and solemn

                       in final viewing    

             5.  At the procession

                  Driver plays our  music (have DVD and player ready                                                 Consult the family on music to play  

                  Our attendants walk and sway arms in unison                                                            Just like honor guards     

             6  At the interment

                 The funeral service crew upon unloading turns                                                          Respect the memorial park, cemetery rules

                 over the responsibility to the interment crew    

G.  Post Interment                   

          1.   The trip tickets, time records of TS and attendants                                                     P450 to driver (on call) for pick up

                 are recorded and filed                                                                                                   same amount for interment date

                                                                                                                                                  P300 for attendant (on call) for pick up (one only)

                                                                                                                                                  and on interment (kanya damit)

                                                                                                                                                   P250 per night for inday

          2.  The burial permits death certificate, contracts,;  

               Soa are filed

         3. Coms are paid:   

              1.  Outright to agents                                                                                               Paid from revolving fund:

                                                                                                                                                      10% to accredited agents

                                                                                                                                                        5% to callers

                                                                                                                                                     P500.00 referral fee

                                                                                                                                                    sign the Cash Vouchers completely and clearnly

                                                                                                                                              NO CONNIVANCE AND PRETTY THEFT HERE

                                                                                                                                             WE WILL JAIL AND PROSECUTE PETTY THIEVES (as we are

                                                                                                                                                      doing now

                  referral fee

          4.  Payments to embalmer sigs, driver and attendants   

                         

                                                             

                                                               

Jorge  U. Saguinsin                                                                                                                                     

The Holy Gardens Group - "THE MEMORIAL EXPERTS"

Holy Gardens Plus  - about sales of services as addition to the plots bought

Destiny Financial Plans Inc  - about duly licensed memorial plan for sales

Griefshare   -  free obit posting

Holy Gardens Best  - best pictures

Landscaping ideas - gorgeous landscaping ideas

CONFIDENTIALITY NOTICE/disclaimer:   The information contained herein is strictly confidential in nature and is the property of Holy Gardens Group and intended only for the intended recipient and its  reuse,reprinting or taking action other than the intended party is strictly prohibited. Holy Gardens assume no responsibility liability arising from such unauthorized use.

RRURAC:    Read, Respond, Understand, Reflect, Apply and Check   SBUS and their staff are obliged to vist the said site to comment.  It is a way of having shared learning

BIDDA:    BELIEVE INSPIRE DREAM DO ACHIEVE

Google.com+/HolyGardensGroup